Meibo Identity Management aide le Secrétariat Général du Conseil Régional à mieux remplir sa mission.

Première région de France

Avec 11,36 millions d’habitants – soit environ 19 % de la population française – répartis dans 8 départements et 1281 communes – soit 2% du territoire national – l’Île-de-France est la région la plus peuplée de France. Regroupant en outre 22,5 % de la population active, la population francilienne se caractérise notamment par un important taux de natalité (plus d’une naissance sur cinq en France a lieu en Île-de-France) et par sa jeunesse : 56,8 % de la population a moins de quarante ans.

Le Conseil Régional agit dans le cadre de compétences conférées par les lois de décentralisation, mais aussi dans de nombreux autres champs d’intervention de la vie quotidienne, avec l’objectif constant d’améliorer la vie des Franciliens.

Babylone : système de gestion des mandatures

Les franciliens élisent 209 conseillers régionaux pour six ans, au scrutin de liste, selon un système mixte combinant les règles des scrutins majoritaire et proportionnel, en un ou deux tours. L’assemblée du Conseil Régional d’Île-de-France est aujourd’hui composée de 7 groupes politiques auxquels s’ajoutent les non-inscrits.

L’Assemblée Régionale et la Commission Permanente (émanation restreinte de l’Assemblée Régionale composée de 47 personnes) s’appuient sur les avis d’une quinzaine de commissions thématiques, chargées de préparer les décisions qui seront soumises au vote.

Pour gérer ses mandatures et toutes les informations nécessaires à son fonctionnement, le Conseil Régional s’appuyait jusqu’en 2007 sur « Babylone », un système client/serveur basé sur une technologie PowerBuilder, lui-même issu de l’évolution d’une base de données FileMaker Pro.

En 2007, nous avons décidé de faire évoluer notre système en application web, accessible via un simple navigateur. Nous cherchions ainsi à faciliter les échanges de données, sans réinventer la roue. Afin de limiter les dépenses, nous avons capitalisé sur les compétences acquises lors du projet de refonte de notre annuaire d’entreprise, développé sur la base des technologies Meibo Identity Management d’Ilex International. L’ouverture et l’évolutivité de Meibo Identity Management étaient deux arguments de poids que nous avons pris en compte pour faire évoluer Babylone.

Philippe Debrix, Chef de projet du Conseil Régional

La version 1 de Babylone, application de gestion des délégations de pouvoir, consultable uniquement sur un seul poste, ne répondait plus aux besoins quotidiens de l’administration du Conseil Régional. De plus, le support de PowerBuilder venait d’être suspendu.

Notre projet s’est inscrit dans la volonté de la plupart des administrations françaises d’urbaniser les systèmes d’information autour de technologies Open Source. Ainsi, il s’appuie sur une architecture applicative J2EE Tomcat, un annuaire Open LDAP et des serveurs Linux. Fondées sur l’ouverture et le partage, ces solutions permettent à moindre coût de moderniser l’informatique des services publics, tout en capitalisant sur des technologies d’avant-garde.

Philippe Debrix

Le Conseil Régional Île-de-France a ainsi confié à Sully Group le développement de sa nouvelle application, sur la base du système de gestion de contenus Meibo Identity Management, compatible avec tous les annuaires LDAP et les bases SQL du marché.

« Depuis la constitution des listes électorales jusqu’à la gestion des informations et des élus,… »

Babylone contient aujourd’hui l’ensemble des informations nécessaires à la gestion des mandatures du Conseil Régional et offre de nombreuses fonctionnalités de gestion des identités, de gestion de listes, de publipostage et de gestion des réunions, ainsi que des historiques remontant jusqu’à 1976.

Depuis la constitution des listes électorales jusqu’à la gestion des informations et des élus, Babylone couvre aujourd’hui la totalité de nos besoins de gestion administrative : nous saisissons les listes électorales, puis à l’issue des élections nous créons la mandature en sélectionnant les élus. Pour chaque élu, nous saisissons un certain nombre d’informations qui seront rendues ou non publiques : coordonnées, appartenance aux commissions, participation aux Conseils d’administration de lycées, etc. Parallèlement, nous gérons de nombreuses réunions : envoi de convocations (e-mail ou courrier traditionnel), feuilles d’émargement, listes alphabétiques et désignations. L’ensemble de ces informations est historisée et les historiques sont conservés.

Sophie Brezel, Chargée de mission au Secrétariat général du Conseil Régional

Le système offre en outre des fonctions de recherche phonétiques conviviales (par nom, département, groupe politique, etc.), des passerelles avec des systèmes de messagerie (par exemple Outlook) pour faciliter les publipostages, des fonctions d’édition de rapports (par exemple, l’annuaire du Conseil Régional peut être diffusé par voie électronique et mis à jour à la demande) et d’extraction au format Excel.

Des informations sont extraites toutes les nuits de Babylone, pour être intégrées dans différents supports, dont par exemple notre extranet – le Portail des élus – notre intranet ou encore les sites web de la Région. En sens inverse, nous intégrons dans Babylone des informations issues par exemple de la base de données Lycées, qui servent à enrichir les informations sur les désignations et la participation du Conseil Régional aux Conseils d’administration des Lycées de la région.

Philippe Debrix

Un système plus fiable, plus maniable, plus moderne

En termes de fonctionnalités, le nouveau système Babylone a suscité l’adhésion de l’ensemble des utilisateurs : toutes les fonctions nécessaires au quotidien sont intégrées à la même application, ce qui nous permet évidement de gagner du temps. En termes de fiabilité, nous avons franchi une étape grâce par exemple à des modèles prédéfinis sous Word qui facilitent les extractions. La fonction de gestion des réunions est particulièrement appréciée : nous travaillons sans cesse dans l’urgence et tout moyen de gagner du temps, sans perdre en fiabilité, est bien sûr un plus. Grâce à sa convivialité, Babylone nous aide à consacrer moins de temps aux tâches d’administration et de répondre plus rapidement aux demandes de nos élus.

Sophie Brezel

De plus, les modifications sont désormais beaucoup plus faciles à programmer et ne nécessitent pas l’intervention du service informatique.

Les Commissions thématiques, par exemple, sont mises à jour en permanence. Même si nous n’avons pas chiffré précisément ces gains de temps et de fiabilité, nous bénéficions d’une hausse de productivité significative. Grâce à Meibo Identity Management nous disposons aujourd’hui d’un système non seulement facile à utiliser et à administrer, mais offrant également de nombreuses possibilités d’évolution.

Sophie Brezel

Ce qu’il faut retenir

Les enjeux

  • Faire évoluer le système de gestion des mandatures en application web, accessible via un simple navigateurƒ
  • Urbaniser le SI au niveau de l’ensemble de l’administrationƒ
  • Limiter les dépenses en capitalisant sur les compétences internes

La solution : Meibo Identity Management

  • Gestion de contenu d’annuaireƒ
  • Ouvert sur les technologies open sources

Les bénéfices

  • Nombreuses fonctionnalités : gestion des identités, gestion de listes, de publipostages de réunions et des historiques
  • ƒModèles de données prédéfinies sous Word qui facilitent les extractionsƒ
  • Gain de temps au niveau des tâches d’administration qui permet de répondre aux demandes des élus